小千谷市では、以下の方針「小千谷市 歴史資料収集ガイドライン」で資料を収蔵しています。

小千谷市に由来のある歴史や民俗等に係る歴史資料は、郷土を物語る貴重な財産として後世に残さなければなりません。そこで、これらの歴史資料を効果的に収集・保管するために小千谷市の歴史と民俗に係る歴史資料収集ガイドラインを定めます。小千谷市の調査など活動における収集のほか、寄贈・寄託を受ける際には、この基準により受け入れの可否を検討します。

1. 小千谷市にとって歴史上、重要な事件や人物に関わる歴史資料 2. 小千谷市にとって美術史上、重要な歴史資料 3. 小千谷市にとって重要な有形民俗資料 4. 上記1～3に係る系統だった資料群 5. 保存状態が良好な歴史資料で、常設展や企画展に展示できるもの 〈具体的な歴史資料の例〉 - 農具・漁具等、生活や産業に用いられた民具資料 - 文字によって記録された文献資料 - 遺物等の考古資料 - 絵画・写真等の図像資料 - 録画・録音等の映像資料・音声資料 - 風俗・伝説・民話等、伝承された民俗資料

小千谷市における歴史資料とは、その対象年代を後期旧石器時代から終戦の日（1945年8月15日）までとします。 このほか、歴史資料以外の写真・民具・美術工芸品等において、公共財として小千谷市で保存・管理することが望ましいと判断されるものの収集を行います。 ※市民との共創によるデジタルアーカイブ「おぢやの千の宝」においては、上記に加えて広く小千谷に関するひと・もの・ことに関する情報を収集し、時代は種別を問わず『現代』までとします。なお実物資料の保管・管理等は原則行わないこととします。

収録するメタデータは、小千谷市郷土資料館学芸員及び小千谷市文化財担当職員が各種学術研究者や市民と調査を行い採録しています。小千谷市所蔵の資料について、郷土資料館の調査でわからなかった情報の「穴埋め」を募集しています。例えば、古い写真に写っている場所・出来事や、民具の用途など、データベースに記載のない情報の穴を埋める情報をお持ちの方は、ホントカ。までお気軽にご連絡ください。 ※ご提供の情報は、小千谷市で収録・公開可否を検討します。お寄せ下さったすべての情報が必ずしも公開されないことにご留意ください。 ※掲載情報は内容の精査を行っていますが、最新の研究結果との相違や誤認などの可能性もあります。お気づきの方はご連絡下さい。

「人物が個人を特定できる状態で写っている写真」では、被写体となった人物に肖像権があります。小千谷市では、デジタルアーカイブ学会の肖像権ガイドラインを参照し、撮影された場所・出来事・状況などが公開に差し支えないかを慎重に検討した上で、被写体の方が不明または連絡ができない場合にもデータベースに収録しています。 公開に差し支えのある資料がありましたら、ホントカ。までご連絡ください。